Knowledge Sharing ist für ein Unternehmen unerlässlich, um erfolgreich zu sein. Es erleichtert Entscheidungsfähigkeiten, baut Lernorganisationen mithilfe von Lernroutinen auf und schließlich fördert es einen kulturellen Wandel und Innovation. Dennoch verbessert sich die Gesamtleistung eines Unternehmens, wenn Menschen Dinge anders machen, so eine Studie des Ivey Business Journals. Daher ist es offensichtlich, dass ein richtiger Umgang mit Wissen einem Unternehmen viele Vorteile bringen kann.

Was ist Knowledge Sharing?

Das ist der Akt des Austauschs von Informationen oder das Verständnis zwischen Einzelpersonen, Teams, Gemeinschaften oder Organisationen. Wissen kann explizit (Verfahren und Dokumente) oder verdeckt (intuitiv und erfahrungsbasiert) sein.
Der Wissensaustausch ist ein absichtlicher Prozess, der nicht nur das Verständnis des Einzelnen stärkt. Er trägt auch dazu bei, ein Archiv von zugänglichem Wissen für andere aufzubauen oder zu erweitern.

Das Konzept des Wissensaustauschs ist wichtig. Es hilft Einzelpersonen und Unternehmen, agiler und anpassungsfähiger zu sein und ein kontinuierliches Wachstum und Überleben zu gewährleisten.

Angenommen, man ist die einzige Person am Arbeitsplatz, die das Dateisystem des Unternehmens versteht und dann krank wird, den Job verliert oder umzieht. Wer kennt dann das Dateisystem? Die Antwort ist: niemand. Es sei denn, man hat sich am Prozess des Wissensaustauschs beteiligt, um das, was man weiß, weiterzugeben.

Der Austausch des Wissens kann auf verschiedene Weise erfolgen. Angefangen vom Schreiben eines Buches oder Handbuchs über die Präsentation bis hin zu einem informellen Gespräch während des Mittagessens oder dem Angebot von Mentoring.

Der Prozess des Knowledge Sharing

Der Prozess basiert auf drei Schlüsselkomponenten:

1. Artikulation: Definition des vorhandenen Wissensbedarfs
2. Bewusstsein: Wissen, welches verfügbar und was davon notwendig ist
3. Zugriff: In der Lage sein, das Wissen zu erlangen

Der Wissensaustausch beginnt zunächst damit, dass man definiert, wer die Akteure sind. Nein, das sind keine Schauspieler wie im Fernsehen. Es sind Schlüsselpersonen, die das Wissen besitzen und diejenigen, die das Wissen brauchen.

Der nächste Schritt besteht darin, die Lernbedürfnisse zu identifizieren. Gibt es Prozesse und Verfahren, die einige Akteure haben und die andere kennen müssen? Wo sind die Lücken beim Lernen? Welche Informationen sind wichtig, um sie weiterzugeben, oder zur Verfügung zu stellen?

Sobald man die Schlüsselpersonen und den Lernbedarf kennt, ist es an der Zeit zu ermitteln, wo die wichtigsten Informationsquellen vorhanden sind. Befinden sie sich in Handbüchern oder schriftlichen Prozessen, oder sind sie intuitiv und/oder nur bestimmten Mitarbeitern bekannt? Ein Teil des Wissens lässt sich am besten durch praktische Teilnahme neben dem Wissensträger gewinnen.

Knowledge Sharing und seine Vorteil

Dieses Konzept scheint endlose Vorteile für Unternehmen zu bringen. So erhöht dieses die soziale Interaktion am Arbeitsplatz und führt zu einem Anstieg der kreativen Problemlösung. Bereits vorhandenes Wissen wird gespeichert, damit es nicht verloren geht, wenn Mitarbeiter in Rente gehen. Der Austausch des Wissens ermöglicht es jeder Abteilung, auf die benötigten Informationen zuzugreifen, wenn sie diese benötigen und beschleunigt so die Reaktionszeiten. Klingt ziemlich gut, oder?

Büroräume gesprächsfördernd gestalten

Dies ist nicht etwas, das viele bei ihren Bemühungen um einen verstärkten Wissensaustausch innerhalb eines Unternehmens berücksichtigen, aber die Auswirkungen des physischen Raums sollten nicht übersehen werden.

Denken wir dabei an Fast Food Restaurants; sie beabsichtigen, die Kunden so schnell wie möglich durch ihr Haus zu führen. Daher der Name Fast Food. Solche Schnell-Restaurants schaffen bewusst ein Umfeld, das dafür gedacht ist, Diskussionen zu verhindern. Dinge wie dicht gepackte, unbequeme Sitze und hohe Trennwände zwischen den Räumen sollten als Vorbild dafür dienen, was in einem Büro zu unterlassen ist.

Doch einen Raum zu schaffen, der die Zusammenarbeit fördert, bedarf keinen vollwertigen Umbau. Hier sind einige Beispiele für einfache Lösungen, um Büroräume sozial verträglich zu gestalten:

Kaffeestationen: Am besten mehrere Kaffeestationen im ganzen Büro einrichten und nicht nur in der Küche. Nichts hat mehr Macht, Leute zusammenzubringen wie Kaffee. Mehrere Kaffeestationen im ganzen Büro zu haben, ermutigt die Leute, mit Kollegen zu sprechen, mit denen sie normalerweise nicht interagieren können.

Konferenzräume: Wer sagt, dass Konferenzräume aus einem großen Tisch bestehen müssen, der verlangt, dass jeder in einem schönen, sauberen, rechteckigen Rahmen sitzt? Natürlich ist diese Einrichtung manchmal notwendig, aber wenn mehrere Konferenzräume vorhanden sind, können ein oder zwei davon auf eine weniger formale Weise eingerichtet werden. Mehrere kleinere Tische mit Stühlen und vielleicht ein paar Sofas erleichtern das Gruppengefühl. Nicht jede Konferenz ist eine muffige Diskussion am runden Tisch. Deshalb bietet sich ein Raum, der etwas weniger Formales zulässt, am besten für das Knowledge Sharing.

Lässiges Sitzen in Gemeinschaftsräumen: Wie oft geht man schon an einem Kollegen im Flur vorbei, ohne auch nur ein „Wie geht es dir?“ zu sagen. Durch die Platzierung von Kaffee-Tischen und lässigen Gruppensitzgelegenheiten in stark frequentierten Gemeinschaftsräumen werden die Mitarbeiter eher dazu neigen, sich hinzusetzen und sich kurz mit den Mitarbeitern zu unterhalten.

Förderung verschiedener Formen des Wissensaustauschs

Es geht darum, das Lagerfeuer des Wissens im Unternehmen zu halten. Menschen haben unterschiedliche Gaben. Nicht jeder ist ein erfahrener öffentlicher Redner oder professioneller Diskussionsleiter am runden Tisch. Nicht jeder fühlt sich zuversichtlich, seine schriftlichen Arbeiten, Dokumente, Grafiken oder Tutorials mit dem gesamten Unternehmen zu teilen. Das Endziel der Initiative pro Wissensaustausch sollte sein, dass sich jeder wohlfühlt und den Reichtum auf vielfältige Weise verteilt. Am besten fangen die Menschen dort an, wo sie sich wohlfühlen, an einem Ort, an dem die Stimme aller gehört wird.

Es ist Zeit für eine enge Zusammenarbeit

Externe Veranstaltungen und Meetings eignen sich hervorragend, um den Austausch des Wissens zu fördern. Das kann von einer unternehmensweiten Happy Hour bis hin zu einem Team-Meeting im neuen Katzencafé reichen. Der Punkt ist, die Szene zu verändern. Manchmal genügt ein erfrischender neuer Raum, um die Zusammenarbeit in Gang zu setzen. Jedes einzelne Teammitglied hat etwas Wertvolles zu teilen, und das kann auf verschiedene Arten erreicht werden.

Anregung zum Wissensaustausch

Machen wir uns nichts vor: Jeder liebt es, belohnt zu werden und für seine Leistung anerkannt zu werden. Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, Teammitglieder zu belohnen, die ihr Wissen im Unternehmen verbreiten. Kleine Preise wie T-Shirts, Wasserflaschen und andere Kleinigkeiten kann man an Teammitglieder verteilen, die hervorragende Kooperationsfähigkeiten zeigen. Auch ein Bonus kann ein Anreiz sein, um den Wissensaustausch zu fördern.

Wie auch immer man sich entscheidet, Mitarbeiter für den Austausch seiner Expertise zu belohnen. Ein Anreiz macht es sicher, eine Next-Level-Zusammenarbeit zu starten und die kreativen Ideen fließen zu lassen.

Eine Knowledge Sharing Software finden

Nicht zuletzt geht es um die Wahl einer Plattform für den Wissensaustausch. Haben Sie jemals die gleiche Frage wiederholt beantwortet? Verbringen Sie übermäßig viel Zeit damit, Dropbox oder ein Durcheinander von Google Docs nach einem Teil des Inhalts zu durchsuchen?

Mit der richtigen Software für den Wissensaustausch kann man einfach und schnell nach Inhalten suchen, Fragen stellen, Experten finden, Dokumente und Videos speichern und alle, vom Praktikanten bis zum CEO, ermutigen, Ideen einzubringen.

Know-how ist ein wichtiges Kapital in jedem Unternehmen und sollte sinnvoll genutzt und verwaltet werden. Durch den Wissensaustausch können Unternehmen explizites und verdecktes Wissen erfassen und schließlich ihre Verluste reduzieren, beispielsweise mit Deep Smarts.

Es ist eine großartige Möglichkeit, knappe Fachkenntnisse für das gesamte Unternehmen verfügbar zu machen. Klassische Tools wie Foren, Schulungsveranstaltungen, Präsentationen oder Whitepapers haben den Job zuvor erledigt, aber dynamische und Peer-to-Peer-zentrierte Plattformen zum Wissensaustausch machen Informationen jetzt leichter zugänglich.

Der Aufbau einer Unternehmenskultur mit dem Teilen des Wissens sieht für jedes Unternehmen anders aus. Nutzt man diese Tipps als Startfeld, kann ein Unternehmen die Wirkung der wertvollen Beiträge jedes einzelnen Teammitglieds maximieren.

Viel Spaß beim Wissensaustausch!

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